Työajanseurannalla tarkoitetaan järjestelmää, jolla työntekijöiden työajoista pidetään kirjaa. Työaikaa voidaan seurata esimerkiksi siten, että työntekijät leimaavat itsensä töihin, tauoille ja vapaa-ajalle. Laki velvoittaa työnantajan pitämään kirjaa työntekijöidensä työtunneista. Työajanseuranta tuo helpotusta palkanmaksuun ja työtuntien kohdentamiseen, mutta esimerkiksi asiantuntijatyössä työtuntien kirjaaminen voi olla hankalaa.
Laki velvoittaa pitämään kirjaa useimpien työntekijöiden ajasta
Suomessa kaikkien työntekijöiden työtunneista tulee pitää reaaliaikaista tuntikirjanpitoa työaikalain mukaisesti. Tuntikirjanpitovelvoite koskee niin tunti- kuin kuukausipalkkaisiakin työntekijöitä. Velvoitteeseen on kuitenkin muutamia poikkeuksia, kuten johtavassa asemassa olevat tai etätyötä tekevät työntekijät. Työaikakirjanpito on työnantajan velvollisuus ja hänen on merkittävä ylös säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit. Työaikakirjanpidosta tulee löytyä myös työstä suoritetut rahalliset korvaukset tai annetut vapaat.
Työntekijöillä ei ole laissa säädettyä velvollisuutta pitää kirjaa työtunneista. Tehdyt työtunnit on kuitenkin aina hyvä pitää muistissa, jotta voit tarkistaa saaneesi palkkaa kaikesta tekemästäsi työstä ja mahdollisesti sinulle kuuluvat lisät. Erimielisyyksissä myös työntekijän pitämästä tuntikirjanpidosta voi olla hyötyä, varsinkin jos työnantajan kirjanpito ei ole ollut asianmukaista tai luotettavaa. Hyviä tapoja pitää kirjaa tehdyistä työtunneista on esimerkiksi laittaa ne ylös kalenteriin tai excel-taulukkoon.
Työaikaa voidaan seurata monella tapaa
Työajanseurannalla on Suomessa pitkä historia, koska sekä työnantajat että työntekijät ovat halunneet olla varmoja siitä, että palkka maksetaan tehdyn työn mukaisesti. Kun työstä tuli organisoidumpaa, tarve työajanseurantaan kasvoi. Teollistumisen myötä käyttöön otettiinkin kellokorttikoneet, joilla työntekijät voivat leimata kellokorttiinsa aikaleiman töihin saapuessaan ja töistä lähtiessään.
Nykyisin perinteisiä kellokorttilaitteita käytetään yhä harvemmilla työpaikoilla, kun niiden tilalle on tullut digitaalisia työajanseurantajärjestelmiä. Työntekijät voivat leimata itsensä töihin, tauolle ja vapaa-ajalle leimauspäätteellä, joista tiedot työajoista siirtyvät työnantajalle valmiiksi laskettuina. Näin työnantajan on helppo seurata työntekijän työtunteja ja maksaa palkat. Tehdyt työtunnit saadaan myös kohdistettua esimerkiksi eri asiakkaille tai projekteille. Jos työpaikalla ei ole tarvetta yksityiskohtaiselle työajanseurannalle, työtunneista voidaan pitää kirjaa esimerkiksi excel-taulukossa.
Tarvitaanko työajanseurantaa nykypäivänä?
Työaikakirjanpidolla on paljon hyviä puolia. Esimerkiksi palkkariidoissa selkeä kirjanpito on työaikatietojen ansioista hyvä apuväline. Nykyaikainen työnajanseuranta helpottaa palkanmaksua ja tehtyjen työtuntien laskuttamista asiakkailta.
Teollistumisesta ja kellokorttiajoista ollaan kuitenkin tultu pitkälle ja esimerkiksi asiantuntijatyössä työajanseuranta saatetaan nähdä vain pakollisena velvoitteena. Työpaikan ja työajan käsitteet voivat olla hyvinkin liukuvia. Työntekijä saattaa esimerkiksi hoitaa työasioita työpaikan lisäksi kotonaan ja työmatkoilla. Osa töistä tehdään toimistotyöajan ulkopuolella aamuisin, iltaisin ja viikonloppuisin. Työajanseuranta on paikallaan, kun esimerkiksi maksetaan palkka tuntien perusteella tai tehdyistä työtunneista laskutetaan asiakasta. Mutta onko lailla tarpeellista velvoittaa seuraamaan kaikkien työntekijöiden työaikaa?
Lähteet:
Saatat olla kiinnostunut myös seuraavista artikkeleista:
Mitä työntekijän tulee tietää palkanmaksusta?
Kun työsuhde päättyy – Työntekijän oikeudet irtisanomistilanteessa tai työsopimuksen purkautuessa