Tuntuuko siltä, että sinulla on jatkuva kiire, muttet saa mitään aikaan? Ajanhallinta ja työtehtävien priorisointi ovat monelle haastavia erityisesti asiantuntijatyössä. Hyvän ajanhallinnan pohjana on huolellinen suunnittelu, toistuvat rutiinit ja jatkuva työmäärän säätely. Tehokas ajankäyttö parantaa sekä suorituskykyäsi että elämänlaatuasi. Ota aika haltuun vinkkiemme avulla!
1. Käytä aikasi oikeisiin asioihin
Jos sinusta tuntuu siltä, että et saa tehtyä oikeita asioita, pysähdy hetkeksi. Mieti rauhassa, mihin asioihin sinun kannattaa juuri nyt käyttää aikaa. Töissä käy helposti niin, että mieli harhailee merkityksettömiin asioihin ja tulee keskityttyä töihin, joihin voisi hyvin käyttää vähemmän aikaa.
2. Pidä tavoite mielessäsi ja pyri sitä kohti
Tavoitteet määrittelevät ajankäyttöäsi sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Keksi itsellesi konkreettinen tavoite, jota kohti menet ja pidä se mielessäsi. Voit vaikkapa kirjoittaa tavoitteen ylös ja pitää sitä näkyvilläsi. Näin muistat aika ajoin miettiä, oletko lähempänä tavoitetta ja mitä sinun tulee tehdä sen eteen.
3. Pidä listaa työtehtävistäsi
Kaikkea ei saa tehtyä ja tekemättömät työt jäävät helposti vaivaamaan mieltä myös työpaikan ulkopuolella. Kirjoita työpäivän päätteeksi hoitamattomat asiat ylös niin tiedät, että osaat jatkaa niistä seuraavana päivänä. Listan avulla voit myös kerrata, miksi työt lykkääntyivät. Älä kuitenkaan soimaa itseäsi. Saatat joskus huomata, että jokin tehtävä ei ollutkaan niin tärkeä kuin kuvittelit!
4. Suunnittele ajankäyttöäsi
Aloita työpäivä pohtimalla, mitä aiot sen aikana saada aikaiseksi. Suunnittele myös työviikkoja ja -kuukausia karkealla tasolla. Käytä apunasi kalenteria ja tee muistiinpanoja. Älä aliarvioi työtehtäviin tarvittavaa aikaa ja muista jättää tilaa myös tauoille!
Eikö tavallinen kalenteri riitä pitämään työtuntejasi järjestyksessä? Voit käyttää ajankäytön suunnittelussa Bullet Journalia, joka yhdistää itse tehdyn kalenterin ja muistikirjan. Lue Helsingin Sanomien artikkelista, miten se toimii.
5. Muodosta rutiineja
Hyviä rutiineja ovat esimerkiksi aloittaa päivä suunnittelemalla, pitää tauot päivittäin samaan aikaan ja pyhittää tietyt tunnit oikealle työnteolle ja keskittymiselle. Jos sinulla on töissä tiettyjä, usein toistuvia rutiinitehtäviä, pyri automatisoimaan ne, jotta saat ne nopeasti alta pois.
6. Opi sanomaan myös ei
Jos haluat saada kaiken tehtyä, sinun on rajattava tehtävien määrää. Kieltäytyminen on vaikeaa, mutta sinun on priorisoitava tärkeimpiä työtehtäviä. Mieti, onko sinun oikeasti reagoitava jokaiseen sähköpostiin välittömästi ja käytävä kaikissa palavereissa. Käytä näistä vapautuva aika tehokkaasti oikean työsi tekemiseen.
7. Halutessasi voit seurata, mihin käytät aikaasi
Etkö tiedä, mihin kaikki aikasi valuu? Sinulle voi olla hyödyllistä seurata ajankäyttöäsi tarkemmin. Kun näet, miten ajankäyttösi jakautuu, sinun on helppo lähteä suunnittelemaan sitä paremmaksi. Seurannasta saattaa paljastua myös yllättäviä aikavarkaita!
Ajankäyttöä voit seurata yksinkertaisesti pitämällä itse kirjaa. Voit kokeilla myös ajankäytön seurantaan tarkoitettuja sovelluksia, kuten Harvestia tai Togglea.
Lähteet:
Saatat olla kiinnostunut myös seuraavista artikkeleista:
Hyvä stressi lisää työtehoa, huono heikentää – Näin otat stressin haltuun!